FC2ブログ

定型文コピーとツールの使い分け

ここでは、「定型文コピーとツールの使い分け」 に関する記事を紹介しています。
 まだまだ、事務作業については勉強の余地があるがここまで勉強した結果を備忘録として記載する。
 定型文と言っても長さが色々ある。これにメールを絡めるとどうなるかというのを整理しようと思う。まず、短文や固有名詞をよく使う場合はGoogleIMEの辞書機能を使う。短縮キーワードを入れてスペースボタンを押せば一括で文字列が表示されるので便利だ。

 次にメールの返信や定型の文章を何かのドキュメントにコピーする場合はクリボーというツールが便利だ。同じメールを探す、それをコピーするというアクションから、あらかじめ作った定型文を登録しておきそれを見つけたらクリックするだけでコピーになり、ペーストボタンを押すと定型文の貼り付けになる。このアクション数の少なさが作業効率化につながる。

 続いて定型文のメールを送信する場合はOutlookのテンプレート作成機能を使う。メール本文を作って送信する前にファイルで保存で、保存形式をテンプレートにして保存する。これを再利用するときは、新しいアイテムからその他のアイテムを選択し、フォームの選択をクリックする。そこで出てきたフォルダーの場所をファイルシステム内のユーザーテンプレートに合わせれば定型メールのテンプレートファイルの一覧が出てくるので必要な定型メールを選択する。これも筆者は過去のメールを検索してコピーという非常に面倒くさいことをしていた。ただ、上記の方法は署名が入っていると二重で登録されてしまうので、署名を削除したうえで保存しなければならない。

 以上、作業の省力化についてまとめた。これが自分だけでクローズしていれば自分だけの時間の削減分給料を上げてもらう権利があるが、同じ部署内にこの内容を拡散すると部署の人数分作業時間の削減が図れるわけで、その浮いた時間のいくらかをこちらがもらう権利が出てくる。つまり昇給の幅が上がる可能性が高くなるというわけだ。(理屈上)

 ご参考になれば幸いです。
関連記事

読んでためになったという方は、是非クリックをお願いします
このエントリーをはてなブックマークに追加
にほんブログ村 メンタルヘルスブログ 社会不安障害へ
にほんブログ村
にほんブログ村 その他生活ブログへ
にほんブログ村
コメント
この記事へのコメント
コメントを投稿する
URL:
Comment:
Pass:
秘密: 管理者にだけ表示を許可する
 
トラックバック
この記事のトラックバックURL
https://socialunrestinvestor.blog.fc2.com/tb.php/720-ac310a6a
この記事にトラックバックする(FC2ブログユーザー)
この記事へのトラックバック