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事務仕事の作業効率化を考えた

ここでは、「事務仕事の作業効率化を考えた」 に関する記事を紹介しています。
 事務作業を行っていると、定型作業というものが多数存在する。その中でメールの返信に定型文を書くという作業がある。
 この作業は今まで過去のメール本文をコピーアンドペーストで行っていた。これに対してもっと効率化できないか探したところ、クリボーというフリーソフトが有効だということで導入してみた。定型文も多数登録すると効率が多少落ちるが、操作が手軽なのでそれほど気にならない。

 過去のメール本文を探す、コピーアンドペーストという作業を行う。という2段階の作業が必要なのに対し、クリボーはあらかじめ登録した文書を選択するだけでコピーがされ、それをメール本文にペーストするだけで返信文が出来上がる。過去のメールを探すという行為は意外に面倒だったりする。また、過去のメールからコピーアンドペーストをするという操作と、クリックだけでコピーされるという操作の違いも効率性を上げる要因となっている。

 これで作業時間の効率化を図っているが、5,6秒は時間短縮になる。1件につきこの時間であるが、これが何件もさばくような環境の場合は塵も積もれば山となる現象になり、分単位の時間の削減になる。実際事務作業は規模の大きい会社の場合はこのようなことは良く起こるのではないだろうか。

 ご参考になれば幸いです。
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