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マニュアルと会話の調整

ここでは、「マニュアルと会話の調整」 に関する記事を紹介しています。
 「想定外を想定する未然防止手法GD3」という本に日本とアメリカの商習慣の違いが載っていた。そして、自分が新聞や実社会で見てきた現実から今のところベストと思われる日本での仕事のやり方を記載する。
 欧米の社会は契約社会で、すべてドキュメント化して「詳しいことはこれを読んでくれ。全部載っているから」という仕事の振り方をし、日本は口伝の仕事を主とし、ドキュメントを細部まで読み込むという習慣がない。また、日本人は漫画文化が発展しているためか、識字率は高いが、長文を読む人が少ない。

 それは、証券取引や不動産取引において、口頭で説明を必要とする法律を設定していることでも明らかだ。だが、口頭での仕事のやり取りは、自分のリスクを増やすだけでなく、担当者が辞めた場合の引継ぎコストなども大きく、これは「日本はなぜ敗れるのか敗因21ヶ条」にもあるとおり、特定の人にしかその仕事ができないので、一子相伝系の仕事のやり方になる。

 それではどうすればいいのか。それは、最初にドキュメントを渡す。それで不明点を口頭で上げてもらう。口頭でやり取りすることで、ドキュメント自体に欠陥があればそれを補正する。そうすることが時間はかかるが、品質、書く技術、問題の論点などが自分で気づくことができる。日本ではこのやり方をするのがベストなやり方といえる。

 そうすることで、一子相伝系の仕事や残業なども抑えることができ、付加価値をつけることもできるはずだ。ただ、欠点としては仕事の最初に時間がかかるということだ。これについては長期的視野に立てば総合時間は減るはずなので、それをうまく説明すればよい。

 ご参考になれば幸いです。



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